Version du 14 janvier 2025

Règlement d’Ordre Intérieur de la salle Sainte Jeanne d’arc de La Plante. 

Art.1er DISPOSITIONS GENERALES 

1. La salle Sainte Jeanne d’Arc peut être louée par toute personne physique ou morale. 

2. Sont autorisées : les locations pour l’organisation de : soirée privée (mariage, communion, baptême, anniversaire familial, souper, ...) à laquelle ne peuvent participer que des personnes nommément et anticipativement invitées par le locataire de la salle (à charge pour le locataire de s’assurer que l’accès soit strictement contrôlé par lui ou par toute personne habilitée à cet effet), diverses activités d’une association (assemblée générale, ...). 

3. Sont interdites : les locations pour les bals publics, les soirées dansantes, les enterrements de vie de jeunes filles ou garçon, les soirées estudiantines, et de manière générale toute manifestation qui troublerait l’ordre public et les bonnes mœurs. 

4. Le gestionnaire de la salle sainte Jeanne d’Arc (l’ASBL Confrérie des Compagnons de Buley) se réserve le droit de refuser l’accès à la salle sainte Jeanne d’Arc en cas de garanties insuffisantes quant au niveau du bon déroulement de la manifestation. 

5. Toute manifestation qui occasionne du tapage diurne ou nocturne, des dégâts au mobilier de la salle ou au bien loué pourra immédiatement être interrompue et suspendue par le gestionnaire de la salle ou son délégué, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité. 

6. Toute soirée privée qui s’avère être en fait une soirée publique ou qui se transformerait en cours de déroulement en soirée publique, sera immédiatement arrêtée par le gestionnaire de la salle ou son délégué, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité. 

La caution versée sera d’office retenue et sera majorée d’une amende de 500,00 euros, à titre de dédommagement pour fraude au présent règlement et non-respect du contrat de location, en vertu de l’article 4 du présent règlement.

7. La conclusion d’un contrat de location ne décharge nullement l’organisateur de procéder aux formalités en vue d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de la manifestation. 

8. Le locataire ne pourra disposer des locaux loués que si dans les délais requis par le présent règlement : 

- en acceptant les conditions du présent ROI 

- en s'acquittant du montant de la location,

- en souscrivant une assurance "R.C.- Organisateur" (voir article 5) 

- en s’acquittant du paiement de la caution (voir article 4) 

9. Le locataire devra se conformer aux directives qui lui seront données par le gestionnaire de la salle ou son délégué, notamment en matière de sécurité et d’hygiène. 

Il est formellement interdit à tout locataire d’introduire des bonbonnes de gaz dans les locaux et de fumer dans les endroits non prévus à cet effet. Si un tel fait était constaté, le locataire sera tenu d’arrêter immédiatement sa manifestation et de quitter les lieux sans retard avec le matériel qu’il y a amené. 

10. Le locataire ne peut fixer, enlever et déplacer des/dans les murs, planchers et plafonds des locaux loués et durs dépendances, sans une autorisation préalable.

11. L’acceptation des conditions de location dégage le gestionnaire de toute responsabilité du chef de l’occupation de la salle louée. Le non-respect du présent règlement et des clauses contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat. 

12. Les Tribunaux de Namur sont compétents pour trancher toutes les contestations généralement quelconques pouvant naître du présent règlement ainsi que du contrat de location établi entre les parties.

Art.2 HORAIRES / DISPONIBILITES 

1. La salle sainte Jeanne d’Arc se loue : 

• en semaine, les lundis, mardis, mercredi ou jeudi (voire vendredis) par blocs de 4 heures d’affilées
• Le vendredi, samedi ou dimanche par journée complète (de 10h à 01h).
• A l’année: en accord avec le gestionnaire de la salle
• La salle doit être rendue dans le même état qu’à son entrée  
• Le forfait nettoyage est obligatoire

2. Le responsable de la location prendra contact avec le gestionnaire de la salle pour fixer le rendez-vous pour effectuer la prise et la remise des clés ainsi que l’état des lieux d’entrée et de sortie. 

3. Le gestionnaire de la salle peut à titre exceptionnel modifier l’horaire établi en reportant ou avançant les dates réservées pour autant que le locataire concerné soit averti du changement au moins 20 jours à l’avance. 

4. A titre exceptionnel, deux locations distinctes peuvent avoir lieu consécutivement sans jour d’intervalle, pour autant que le locataire ayant introduit sa requête en dernier lieu ait explicitement demandé et reçu l’accord du premier locataire. Le nettoyage des locaux occupés entre ces deux locations sera alors entièrement à charge du deuxième locataire, le gestionnaire de la salle étant dans ce cas dans l’impossibilité d’assurer ledit nettoyage. 

5. Le responsable de la location est tenu de quitter les lieux loués en dernier et de vérifier avant de s’en aller, que tout est en ordre tant au niveau électricité, gaz, eau, chauffage qu’au niveau de la fermeture des portes et fenêtres, et ce dans tous les locaux qu’il a occupés (cuisine, bar, salle, couloirs, toilettes, annexes, ...). Faute d’observer cette règle, il se verra imputer la responsabilité de tous dégâts, accidents, ou autres problèmes qui pourraient résulter de ce manquement et se verra facturer le montant total des réparations qui seraient éventuellement à réaliser. 

6. L’évacuation complète des déchets et la remise en ordre des locaux seront effectuées immédiatement après la location et devront être achevées au plus tard le lendemain de la manifestation pour 8h00 (sauf dérogation accordée par le gestionnaire de la salle). 

7. Sauf avis contraire, le forfait ménage est obligatoire te à charge intégrale du locataire

Art.3 RESERVATIONS DISPOSITIONS GENERALES 

1. Certaines associations (la Confrérie des compagnons de Buley, l’association des parents de l’école communale, l’unité scoute, le club de basket, le cercle horticole et la chorale paroissiale, sans que cette liste ne soit exhaustive) disposent prioritairement, dans le respect du présent règlement, de la salle pour des manifestations s’inscrivant dans le cadre de ces fonctions et attributions. 

La priorité d’occupation ne vaut que pour autant que la salle n’a pas déjà fait l’objet d’un contrat de location dûment signé depuis 6 mois au moment où la demande est introduite au gestionnaire de la salle. 

A titre exceptionnel, le gestionnaire (l’ASBL Confrérie des compagnons de Buley) peut toutefois annuler, avancer ou reporter à une autre date ladite location pour autant que la décision intervienne au plus tard 40 jours avant la date effective de location. 

2. Le locataire qui souhaite conclure un contrat à l’année est tenu de communiquer au gestionnaire de la salle son calendrier annuel d’occupation au moins 2 mois avant l’entrée en vigueur de son contrat. Le payement sera réalisé de façon anticipative. 

3. Toute demande de location doit parvenir au gestionnaire de la salle 15 jours avant la date d’occupation souhaitée. 

4. Lorsque le motif de la location s’avère ne pas correspondre au motif réel de l’occupation, une amende de 500 euros sera réclamée au responsable de la location, pour fraude au présent règlement. 

Art. 4 PROCEDURE

Une demande de location est envoyée par voie d’un formulaire disponible sur le site web www.buley.be.

Les disponibilités sont vérifiables en ligne, sans que cette information soit contraignante pour le gestionnaire.

Après réception de la demande, le gestionnaire prend contact avec le candidat loueur qui reçoit une confirmation à signer son engament et son accord sans condition avec le présent règlement. Le candidat reçoit une invitation à payer le montant de la location, du forfait ménage, de la caution et des options éventuelles.

Le règlement de la facture fait acte de réservation.

ANNULATION D’UNE LOCATION

L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par écrit (par courriel à salle@buley.be adressé au gestionnaire de la salle.

L’annulation sans motif grave entraine une rétention du montant versé (hors caution qui est restituée intégralement):

Moins de 24h avant la prise de location: 85%

Entre 6 jours et 24h avant la prise de location: 50%

Entre 14 et 7 jours avant la prise de location: 40%

Plus de 14 jours: 25%

CAUTION

1. Le locataire est responsable de tous dégâts occasionnés à la salle louée ainsi qu’aux équipements. Il établira l’état des lieux avec le responsable de la salle, avant et après l’occupation. 

2. une caution dont le montant est fixé à 250 € sera exigée à titre de garantie (cf. Annexe I - tarif). 

Cette somme sera déposée : 

• soit versée sur le compte BE40 0018 0097 6263 au nom de la Confrérie des Compagnons de Buley, gestionnaire de la salle au plus tard une semaine avant la date d’occupation de la salle louée. 
• Soit via la plateforme de payement en ligne

3. Sur production de l’avis favorable du gestionnaire de la salle ou son délégué figurant sur l’état des lieux de sortie, la caution sera restituée au locataire ou à la personne désignée par ce dernier par le gestionnaire de la salle. 

4. Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués, par le gestionnaire de la salle dans l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La caution versée ne sera libérée qu’après la remise en état des dégâts aux frais du locataire. 

Art.5 ASSURANCE « RESPONSABILITE CIVILE – ORGANISATEUR » 

1. Avant toute occupation de la salle, le locataire est tenu de présenter au gestionnaire de la salle la preuve de la souscription à une assurance "Responsabilité Civile - Organisateur". Si cela n’est pas le cas, le gestionnaire de la salle prendra une assurance à cet effet à charge du locataire 

2. Dans le cadre d’une location à l’année, le locataire est tenu de souscrire une assurance « Responsabilité Civile – Organisateur » et d’en fournir la preuve au gestionnaire de la salle. 

Art.6 NETTOYAGE 

DISPOSITIONS GENERALES 

Le locataire est tenu de se conformer au règlement d’ordre intérieur valable pour la salle sainte Jeanne d’Arc. 

La location de la salle est d’emblée liée au forfait nettoyage, dont le montant est repris dans le contrat de location. 

Le forfait nettoyage comprend: le nettoyage à l’eau des sols et des sanitaires. Ne sont pas prévus: gestion des déchets (y compris vidanges pleines ou vides), vaisselle des verres et de la vaisselle potentiellement louée, balayage des déchets principaux, rangement des chaises et tables (dans la disposition initiale), du matériel, nettoyage des frigos, du matériel de cuisine y compris des électros.

Lorsqu’il est constaté par le gestionnaire de la salle dans l’état des lieux de sortie que les locaux sont anormalement sales au regard d’une utilisation normale des lieux, le locataire sera tenu de s’acquitter un forfait de 250 € dans les huit jours de l’envoi de la facture, faute de quoi, passé ce délai, des intérêts de retard, comptabilisés au taux légal, lui seront portés en compte. 

DISPOSITIONS SPECIFIQUES QUANT A L’EVACUATION DES DECHETS 

1. Les sacs poubelles ne sont pas fournis par le gestionnaire loueur. 

Le locataire doit reprendre ses tous déchets (y compris les vidanges verre, carton, pmc, ET boissons non consommées...) 

2. Le tri des déchets est d’application dans la salle sainte Jeanne d’arc. 

Tous les déchets sont à évacuer par le locataire avant la remise des clefs et l’état des lieux de sortie. 

3. Il est interdit de verser les huiles et les graisses de friture dans les éviers, sanitaires et avaloirs extérieurs. Ces déchets sont repris par le locataire et à déposer dans les parcs à conteneurs. 

4. En cas de non-respect de ce qui précède, une somme de 250€ sera facturée au locataire défaillant. 

Art.7 CAS PARTICULIERS – 

RECEPTION APRES FUNERAILLES

1. Lorsque la salle est encore disponible, la personne souhaitant la réserver devra se présenter auprès du gestionnaire de la salle pour y effectuer les démarches utiles à la location.

2. Le paiement de la location se fera par paiement électronique sur le compte BE40 0018 0097 6263 au nom de la Confrérie des Compagnons de Buley, gestionnaire de la salle.

3. Le tarif de location sera appliqué au tarif de 100 € + nettoyage 50 € pour une durée de 4 heures.

 DEMANDE DE REDUCTION 

A titre exceptionnel, la Confrérie des compagnons de Buley peut accorder, sur base d’une demande auprès du conseil de celle-ci, une réduction du prix de location

A titre exceptionnel, la Confrérie des compagnons de Buley peut accorder une occupation à but lucratif sur base d’une demande écrite et motivée. Les frais de charges seront toujours portées en compte.

Art.8 TARIF 

DISPOSITIONS GENERALES 

1. Le montant de la location est fixé en fonction du tarif en vigueur le jour de la confirmation écrite de la réservation par le gestionnaire de la salle. Les tarifs couvrent le prix de location de la salle principale et/ou de la salle annexe, du bar et des sanitaires, et du mobilier (tables, chaises, ...). 

2. Le prix de location d’une salle comprend un forfait pour charges liées à la consommation normale de chauffage, d’électricité et d’eau à l’exclusion toutefois du nettoyage normal des installations occupées, du rangement du matériel mis à disposition ainsi que de l’enlèvement des déchets et autres détritus inhérents à la manifestation organisée. 

3. Le prix de la location ne couvre pas : 

- les droits d’accises résultant de l’exploitation d’un débit de boissons. Le locataire procédera aux formalités requises en vue d’obtenir les autorisations nécessaires. Toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière, 

- les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : SABAM et rémunération équitable. 

Le locataire procédera aux formalités requises notamment en ce qui concerne les déclarations que réclame la réglementation en la matière et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la gestion de la salle, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière, 

- le gardiennage, qui ne pourra être assuré que par un service agréé par le SPF Intérieur, que réclameraient certains événements, qu’il soit prévu par leur organisateur ou imposé par le gestionnaire loueur. Le locataire en supportera directement les dépenses; 

- les frais d’assurance dont il est question à l’article 5. 

LOCATION DE VAISSELLE 

La salle sainte Jeanne d’Arc est équipée de vaisselle. Le locataire souhaitant louer de la vaisselle devra le préciser lors de la confirmation écrite de sa location. 

La vaisselle est louée par pack: 1 couteau, 1 fourchette, 1 cuillère à soupe, 1 cuillère à café, 1 tasse, 1 bol, 1 assiette (éventuellement 1 assiette creuse) au prix de 1 €/ par pack.

Un maximum de 100 packs est disponible.

La vaisselle louée fait l’objet des meilleurs soins de la part de l’emprunteur et est restituée dans un état impeccable. 

Lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie, l’état du matériel est vérifié contradictoirement par le locataire et le responsable de la salle. Les frais résultant de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge du locataire (au prix coûtant). Ce montant sera retenu sur la caution (cf. article 4 point 4). 

Les frais résultant de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge du locataire, aux prix suivants: 

• Assiette plate:	2,00 €
• Assiette creuse	2,00 €
• Tasse	2,00 €
• Sous-tasse	2,00 €
• Fourchette	1,50 €
• Couteau	1,50 €
• Cuillère à café	1,50 €
• Cuillère à soupe	1,50 €
• Bol	2,00 €
• Verre à eau	2,00 €
• Verre à vin	1,50 €
• Verre à bière	2,00 €
• Verre à bière sur pied	3,00 €

    

Annexe I : Tarif location à la journée * 

 Tarif pack 4 heures en semaine: 100 € tvac + nettoyage 75 € tvac (obligatoire)

Tarif à la journée vendredi, samedi, dimanche: 300 € tvac + nettoyage 100 € tvac (obligatoire)

* + Prise d’une ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE : à partir de 24,54€ 

inclus dans le prix: 

• charges d'électricité, chauffage, gaz, eau
  
• mise à disposition du matériel du bar 

n'est pas inclus dans le prix:

• assurance responsabilité civile obligatoire
  
• vaisselle cuisine
  
• nettoyage (obligatoire)
  
• dommages matériels non couverts par l'assurance
  
• gestion des poubelles et vidanges
  
• caution
  

Par journée, il est entendu que la salle est mise à disposition à partir de 10h00 et doit être fermée et vidée des occupants pour 01h30 maximum. Portes et fenêtres fermées dès 23h00 

Le locataire est tenu responsable des problèmes de tapage.